El nuevo Office en siete claves

por Juan Pablo Oyanedel

1. ¿Qué es?

Es un conjunto de programas para PC que permiten la producción de contenidos, siendo la herramienta más popular del planeta: hoy domina casi 90% del mercado mundial en este rubro, con títulos que están en la memoria del colectivo general como Word, Power Point y Excel. Con esto es posible generar documentos de texto con formato enriquecido, diapositivas para presentaciones públicas, planillas de cálculo complejas y un sinfín de operaciones que resultan de gran utilidad a estudiantes, profesionales y público general.

Lanzado en agosto de 1989 para Mac OS X en primera instancia, Office se ganó su reputación a través de los años al ofrecer características que la competencia aún no puede igualar, con 22 años de madurez que la tienen posicionada como la suite de ofimática más usada y ofreciendo hoy en día compatibilidad con los sistemas operativos Windows y Mac OS X.

Pese a esto, la esencia de Office sigue siendo la misma que en el pasado: un diseño gráfico basado en ventanas destinado para su uso con teclado y ratón, junto con ofrecer el concepto de trabajo individual en un PC de manera independiente. Pero con la llegada de la versión 2013, recién presentada por Steve Ballmer, CEO de Microsoft, estos paradigmas se han transformado y ahora la empresa cambió el enfoque de su producto, apuntando hacia su uso con los dedos en pantallas táctiles y almacenando el trabajo en línea.

2. Interfaz táctil

Lentamente, el mercado mundial de computadoras se inclina hacia la adopción de pantallas táctiles en reemplazo del ratón y teclado tradicionales. En esto, las tabletas y teléfonos inteligentes son los principales exponentes; sin embargo, esta clase de paneles sensibles al tacto también están siendo integrados en computadoras de escritorio y portátiles.

Es por esto que Microsoft se adaptó a los nuevos tiempos, realizando un cambio de diseño completamente radical en Office y teniendo en mente facilitar el manejo de elementos con los dedos. Esto significa íconos más grandes, menús simplificados y, en general, una pantalla frontal con elementos de mayor tamaño y menos aglutinada de opciones, con pestañas ocultas y herramientas que aparecen solo cuando el usuario las requiere.

Asimismo, nuevas posibilidades se abren cuando pensamos en la inclusión de las manos para interactuar con Office. Por ejemplo, es posible convertir el dedo en un lápiz para delinear libremente durante una presentación con diapositivas en Power Point, pudiendo destacar elementos y realizar correcciones en tiempo real.

3. Trabajo colaborativo vía internet

El segundo cambio de paradigma es dejar de lado el trabajo individual en el PC, pasando a un sistema de colaboración que se da usando internet como plataforma, todo a través de dos servicios diferentes que ofrece Microsoft: SkyDrive y Office 365.

SkyDrive es el “cajón virtual” para guardar archivos en una casilla personal en internet, la cual ahora se integra en Office 2013 para ofrecer prestaciones de manera más expedita sin salir de programas como Word o Excel. Esto evita tener que guardar un archivo independiente para después subirlo manualmente al correo electrónico y compartirlo con los compañeros, ya que este proceso ahora se hace automáticamente al hacer disponible el archivo en la nube mediante carpetas compartidas en SkyDrive, las que se pueden poner a disposición de quien se desee, creándose un espacio común para almacenar archivos de trabajo entre varias personas a distancia.

En otras palabras, la “casilla personal” puede ser una “casilla pública”, donde se guardan los documentos desde Office hacia la web sin esfuerzo por parte del usuario. Por otro lado, Office 365 es un sistema de suscripción que al ser comprado no solo entrega los permisos para la instalación del software en cinco computadores diferentes, sino que también da acceso a la versión web de los programas en Office.

Esto es muy parecido a Google Docs, ya que entrega un servicio independiente que emula los programas en un navegador web, como Internet Explorer, Firefox o Chrome. Es la manera más simple de trabajar en línea, ya que no es necesario tener Office 2013 instalado en el computador, pues todo el cliente es almacenado por Microsoft en sus servidores y ofrecido a través del navegador. El beneficio es que la información se guarda automáticamente y al estar en la red, es fácil de compartir con otros usuarios.

4. Videollamadas a través de Skype

Hace casi un año, Microsoft adquirió la empresa Skype y su popular servicio de llamadas telefónicas vía internet, donde destaca la comunicación mediante video que se realiza a través de software. Ahora, ya no es necesario tener Skype instalado de manera independiente en el computador, ya que el programa se integró en forma nativa al gestor de email Outlook 2013, desde donde se pueden lanzar videollamadas directamente con la lista existente de contactos.

Esto simplifica la tarea de comunicarse en tiempo real con colaboradores a distancia, ya que se incluyen fichas de contactos en Outlook donde aparece un botón con forma de teléfono, el que al ser presionado abre inmediatamente una llamada vía Skype.

5. Una red social integrada en Office

Otra adquisición de Microsoft, pero realizada hace apenas un mes, fue la de Yammer, servicio que se resume como una red social muy similar a Facebook, pero enfocada hacia el área empresarial y destinada para promover el contacto entre los trabajadores de una misma compañía, siendo un canal privado de comunicación.

Ahora, este concepto ha sido llevado a Office a través de la aplicación SharePoint, la que muestra un flujo de noticias y novedades en torno a la creación de documentos, muy al estilo de la página de inicio en Facebook, pero integrada directamente, sin necesidad de acudir al navegador web y manteniendo la compatibilidad con contactos de otras redes sociales.

6. Otros cambios menores

Además de las novedades rupturistas que vienen en Office 2013, la compañía trabajó en modificaciones que extienden las posibilidades de cada aplicación en particular. Por ejemplo, Word estrenó una modalidad de lectura exclusiva, la que al ser activada cambia el diseño gráfico en la pantalla para dar espacio únicamente al documento, emulando un lector de libros digitales. En tanto, en Excel es posible completar de manera automática las celdas cuando se fabrica una lista, ya que el programa capta el patrón que sigue la persona y predice qué es lo que debiera venir a continuación.

Y en algo que afecta a varias herramientas de Office, se anunció la apertura de una tienda de aplicaciones para enriquecer las posibilidades de cada utilidad, permitiendo a programadores externos integrar funciones personalizadas. La idea es que cada usuario acceda a esta tienda y escoja la extensión que desee. Por ejemplo, en el gestor de email Outlook se puede descargar un complemento para mapas, permitiendo al usuario incluir direcciones en un email dentro del texto de manera gráfica.

Si bien se realizó una presentación pública el 16 julio recién pasado, Office 2013 aún no tiene una fecha definida de lanzamiento en tiendas. Y es que Microsoft acostumbra a dar una vista previa de sus productos antes de finalizar su desarrollo, añadiendo una versión “beta” o de prueba no terminada pero que trae la mayoría de las características que verán la luz en la aplicación final. Esta edición está disponible para su descarga de forma gratuita para todos los interesados en www.microsoft.com/office/preview. Office 2013 funciona sobre sistemas operativos Windows y no se han dado indicios sobre el soporte para computadores Apple Mac.